Gestionnaire notes de frais & TVA déductible entreprise

Note de frais : quelle TVA l'entreprise peut-elle récupérer ?

En France, la TVA d'une note de frais se récupère sur les repas d'affaires, les fournitures et le carburant, mais pas sur l'hôtel des salariés ni sur les billets de train, d'avion ou de taxi. L'outil sépare chaque dépense TTC en HT et TVA, classe la TVA en déductible ou non et calcule les indemnités kilométriques au barème fiscal (0,636 €/km pour une 5 CV jusqu'à 5 000 km).

Calcul

Pour chaque ligne : HT = TTC ÷ (1 + taux) et TVA = TTC − HT. L'outil additionne ensuite le montant à rembourser au salarié, la TVA récupérable par l'entreprise et la TVA non récupérable.

Règles par défaut (droit français)

Le taux et la case restent modifiables ligne par ligne. Les indemnités kilométriques suivent le barème pour 5 000 km par an au plus : 0,529 €/km (3 CV), 0,606 (4 CV), 0,636 (5 CV), 0,665 (6 CV), 0,697 (7 CV et plus).

Exemple

TGV 148 €, déjeuner client 86,50 €, hôtel 165 €, câbles 42 €, 85 km en 5 CV (85 × 0,636 = 54,06 €). Total à rembourser : 495,56 €. TVA déductible : 7,86 € (repas) + 7,00 € (câbles) = 14,86 €. TVA non déductible : 13,45 € (train) + 15,00 € (hôtel) = 28,45 €.

Limites

• Pour une voiture de tourisme, la TVA sur l'essence et le gazole n'est déductible qu'à 80 % ; l'outil la compte en totalité, ce qui ne vaut que pour un utilitaire.
• Les péages n'ont pas de catégorie : saisissez-les en fournitures (20 %, déductible).
• Le barème n'applique ni les tranches au-delà de 5 000 km ni la majoration de 20 % des véhicules 100 % électriques.
• La déduction suppose une facture au nom de l'entreprise et une dépense engagée pour son activité. Le résultat ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable.

Sources et dates : CGI, annexe II, art. 206 IV (exclusion du logement du personnel et du transport de personnes) ; CGI, art. 298, 4, 1° (carburants : 80 % pour les véhicules de tourisme, essence alignée sur le gazole au 1er janvier 2022) ; barème kilométrique des revenus 2025, non revalorisé par rapport à celui des revenus 2024 (vérifié le 14/10/2026).

Questions fréquentes

Peut-on récupérer la TVA sur une note d'hôtel ?

Non, pas pour le logement des dirigeants et des salariés : l'article 206 IV de l'annexe II du CGI exclut ces dépenses du droit à déduction. Sur une nuitée de 165 € TTC à 10 %, les 15 € de TVA restent donc à la charge de l'entreprise.

La TVA d'un repas d'affaires est-elle déductible ?

Oui, la TVA sur les repas d'affaires et les repas pris en déplacement professionnel est récupérable, à condition que la dépense serve l'activité et que la facture soit au nom de l'entreprise. Sur un déjeuner de 86,50 € TTC au taux de 10 %, cela représente 7,86 €.

Quelle part de la TVA sur le carburant l'entreprise récupère-t-elle ?

Pour une voiture de tourisme, 80 % de la TVA sur l'essence et le gazole ; pour un véhicule utilitaire, 100 %. Depuis le 1er janvier 2022, l'essence suit le même régime que le gazole. L'outil compte le carburant comme entièrement déductible : corrigez le montant si le véhicule est une voiture de tourisme.

Comment calculer une indemnité kilométrique ?

Jusqu'à 5 000 km par an, multipliez la distance par le coefficient du barème : 0,636 €/km pour une 5 CV, soit 54,06 € pour 85 km. Le barème des revenus 2025 n'a pas été revalorisé par rapport à celui des revenus 2024, et les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 %.

L'outil est-il vraiment gratuit ?

Oui, l'intégralité des outils sur Kristools sont 100% gratuits et accessibles sans inscription.

Mes données sont-elles protégées ?

Oui. Tous les traitements sont effectués directement et en toute sécurité dans votre navigateur. Aucune donnée personnelle n'est envoyée vers nos serveurs.